İmzalanan tüm Mevlana Değişim Programı protokolleri ve kontenjanlar ilgili yükseköğretim kurumunun internet sayfasında ilan edilerek, bu faaliyete katılmak isteyen öğretim elemanları için başvuru çağrısı yapılır.
İlanlarda başvuru süreci ve yapılacak ödemeler hakkında bilgi verilir. İlanlar, 15 günden az olmamak üzere internet sayfasında yayımlanır.
Öğretim elemanı hareketliliği kapsamındaki tüm başvurular ilanda belirtilen son başvuru tarihine kadar alınır.
Tüm başvurular, Mevlana Değişim Programı Protokolüne taraf yükseköğretim kurumları tarafından kayıt altına alınır ve birer nüshaları değişime taraf yurtiçi yükseköğretim kurumunun Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisinde de saklanır.
Öğretim elemanı hareketliliğine ilişkin esas belge, programa katılan öğretim elemanı tarafından hazırlanan, Mevlana Öğretim Elemanı Hareketliliği Planıdır. Söz konusu Planda, öğretim elemanının yapacağı faaliyetler ayrıntılı bir şekilde belirtilir. Bu Plan, öğretim elemanının kendi kurumu ile gidilen kurumun ilgili akademik biriminin yönetim kurulları tarafından onaylanır.
Öğretim Elemanı Hareketliliği Planı, uygulanmaya başlamadan en az 15 gün önce imzacı yurtiçi Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofislerine teslim edilir. Bu Planda, gidilen yükseköğretim kurumunun eğitim dili, öğretim elemanının hangi dilde ders vereceği ve bu dile ait bilgi düzeyi gibi özel durumlara öncelik verilir.
Değişimde, daha önce öğretim elemanı değişim faaliyetlerinde yer almayan öğretim elemanlarından gelen başvurulara öncelik tanınır.
İmzacı yüksek öğretim kurumları yapılan değerlendirme sonucunda değişime katılmaya hak kazanan öğretim elemanlarını kurum internet sayfalarında ilan ederler.
Mevlana Değişim Programına katılmaya hak kazanan ve mazeretsiz olarak değişime katılmayan öğretim elemanları üç yıl içerisinde bu programdan faydalanmak için bir daha başvuruda bulunamazlar.
